Neztrácejte drahocenný čas: zjistěte, jak na osobní time management

Neztrácejte drahocenný čas: zjistěte, jak na osobní time management

Pokud začínáte s prací na volné noze, čeká vás najednou spousta nových rolí. Kromě své vlastní práce se totiž musíte stát třeba i svým obchodním zástupcem nebo time managerem. A právě efektivní organizace práce bývá často jedním z nejtěžších úkolů, se kterým se čerství, a leckdy i někteří ostřílení, „volnonožci“ potýkají. Pokud tenhle úkol nezvládnete, dřív nebo později vám vaše práce začne přerůstat přes hlavu. Stačí se ale držet našich tipů, jak na efektivní time management, a všechno poběží jako na drátkách. 

Proč je vlastně měření času práce tak důležité?

Pokud si účtujete u svých klientů hodinovou sazbu, hlavní důvod měření času práce už asi znáte. Pro dílčí fakturaci je určení množství odpracovaného času prostě nezbytné. Vystavování faktur však není zdaleka to jediné, k čemu se měření času hodí. Když už budete aspoň zhruba vědět, kolik času vám která činnost zabere, bude pro vás mnohem jednoduší plánování denních nebo týdenních úkolů i naceňování dalších projektů. A snadno tak můžete s přibývajícími zkušenostmi sledovat i růst produktivity své práce.

Jak tedy začít svůj čas měřit a efektivně využívat?

Vytvořte si výkaz práce

Co je psáno, to je dáno. Mít úkoly a přehled o množství času, který jste jim věnovali, pouze v hlavě, rozhodně nestačí. Mnohem lepší je vytvořit si takzvaný timesheet – přehledný seznam nebo tabulku s odpracovanými úkoly z minulého období a počtem hodin, které vám jednotlivé úkoly zabraly. Něco jako výkaz práce. Ten pak navíc může posloužit i jako příloha pro klienta při fakturaci. Rozhodně si ho nemusíte vést doma ručně do notýsku ani do tabulky v excelu na vašem pracovním notebooku. V dnešní době lze výkaz práce vytvářet snadno a rychle online pomocí speciálních aplikací pro řízení projektů. Některé z nich dokonce umožňují automatizované zapisování časových záznamů, což vám práci dost usnadní.

Využívejte time tracking

Další ze skvělých funkcí, které projektové nástroje nabízejí, je právě měření neboli trackování času. Pokud si tedy nechcete měřit odpracovaný čas na stopkách nebo hodinkách, máte o důvod víc, proč si aplikaci na řízení projektů pořídit. Je to jednoduché. Když začnete svoji práci, v aplikaci jednoduše spustíte časovač. Až úkol dokončíte, časovač zase vypnete. Odpracovaný čas se vám pak většinou už automaticky doplní ke konkrétnímu úkolu a vy už se nemusíte o nic víc starat.

Zakažte si prokrastinaci

Trávíte u počítače dlouhé hodiny, ale vaše produktivita práce spíš klesá, než roste? Možná i na vás během celého dne úspěšně útočí největší zabiják produktivity – prokrastinace. A třeba si to ani neuvědomujete. Sem tam si přečtete zprávu, která vám zrovna přišla na messenger, pak se mrknete na nové video, které na vás vyskočilo na facebooku. A když už jste v tom, přečtete si i ten nový e-mail. A odkaz v něm vás zaujme, tak se na něj rovnou podíváte. Vždyť je to jen minutka. Jenže takové minutky se za ten den umí hezky nastřádat a vy se pak nestačíte divit. Snažte se proto vše, co může vaši pozornost od práce odvádět, předem eliminovat. Vypněte si upozornění na sociální sítě nebo využijete režimu „Soustředěná práce“, nabízeného OS Windows, který dokáže na nastavenou dobu potlačit všechny předem zvolené grafické i zvukové notifikace na vašem počítači. Rozhodně si k práci ani nezapínejte televizi. Na vyřizování e-mailů si stanovte vždy konkrétní časový úsek a mimo něj do e-mailové schránky nenakukujte. Uvidíte, že po odstranění všech rušičů pozornosti vaše produktivita práce opravdu výrazně vzroste. Úkoly stihnete dřív a zbude vám víc volného času.

Publikováno: 20. 03. 2023 / Aktualizováno: 19. 01. 2024

Kategorie: Podnikání

Autor: Adam