4 kroky k úspěšné konferenci

Organizujete konferenci a rádi byste se před účastníky ukázali v tom nejlepším světle? Pak nesmíte podcenit žádný detail, který s akcí nějak souvisí. Abychom vám to usnadnili, připravili jsme pro vás několik praktických tipů a doporučení.

Reprezentativní prostory s adekvátní kapacitou

Základním aspektem úspěšné konference je vhodně zvolený pronájem prostor. Konferenční sál by měl být reprezentativní a svou kapacitou odpovídat počtu účastníků – ti by se v místnosti rozhodně neměli mačkat. Ale platí to i opačně – uspořádání akce pro pár lidí v obrovském sále také nepůsobí dobře. Účastníci by mohli nabýt dojmu, že se dostavila jen hrstka pozvaných.

Dostupná adresa

Klíček k úspěšné konferenci nejsou jen pěkné prostory, ale také dobrá dopravní dostupnost místa, kde se konferenční sál nachází. Uspořádáte-li akci v Praze, snažte se vybrat lokalitu, do které se účastníci dostanou bez větších problémů i během největšího provozu. Ideální jsou místa v blízkosti zastávek MHD, protože zdaleka ne všichni dorazí vlastním vozem.

Funkční technika a vybavení

Pokud si máte možnost pronajmout plně vybavený konferenční sál, udělejte to. Ušetříte si tím spoustu starostí a času. Ale samozřejmě si předem vše vyzkoušejte, protože není nic horšího než nefunkční mikrofon či porouchaný dataprojektor. To samé logicky platí i v případě, že si budete vybavení pronajímat zvlášť. Před začátkem konference proveďte zkoušku veškeré techniky.

Dostatek jídla a pití

Bez ohledu na to, zda bude konference trvat hodinu, den či půjde o kongres na celý víkend, nezapomeňte zajistit dostatek jídla a pití. V tomto směru vám opět přijde vhod, pokud provozovatel konferenčních prostor nabídne catering. A myslete také na účastníky, kteří preferují rostlinnou stravu. Vzhledem k přibývajícímu počtu veganů byste si udělali špatné jméno, kdybyste jim nenaservírovali nic, čím se mohou občerstvit i oni.